مقدمه مدیریت فناوری اطلاعات (IT)

فناوری اطلاعات یکی از فاکتورهای مهم پیشرفت در قرن بیست و یکم می‌باشد IT .موجب ایجاد دگرگونی و تحول در روش‌های زندگی، آموزش، کار و بازی خواهد شد. پیشرفت‌های مربوط به محاسبات کامپیوتر و فناوری ارتباطات، زیرساخت‌های جدیدی برای تجارت، پژوهش‌های علمی و فعالیت‌های اجتماعی ایجاد می‌کند .این زیرساخت گسترش داده‌شده ابزارهای جدیدی را برای ارتباط داشتن با سراسر دنیا و کسب علم و دریافت اطلاعات به ما ارائه می‌دهد. تکنولوژی اطلاعات به ما کمک خواهد که بدانیم چه طور محیط اطرافمان را تحت تأثیر قرار دهیم و چطور از آن بهتر مراقبت کنیم IT . وسیله‌ای برای رشد اقتصاد استIT. محل کار را جذاب‌تر‌، کیفیت مراقبت‌های پزشکی را بهبود و دولت را مسئولیت‌پذیرتر و در دسترس‌تر برای برآوردن نیازهای شهروندان می‌کند . تعریف فناوری اطلاعات فناوری مربوط به سخت‌افزار و نرم‌افزار کامپیوتر برای پردازش، ذخیره‌سازی و انتقال اطلاعات است. فناوری اطلاعات ( IT) علم و مهارت‌های همه جنبه‌های محاسبات، ذخیره‌سازی اطلاعات و ارتباطات است IT. مبحث جدیدی است که به‌سرعت رشد کرده و تغییرات بنیادی در دنیای کنونی ایجاد می‌کند. این تغییرات ناشی از انجام روش‌های تجاری جدید، ایجاد تنوعات و سرگرمی‌های جدید و به وجود آوردن هنرهای جدید می‌باشد .تکنولوژی اطلاعات شامل موضوعاتی است که به علم و تکنولوژی کامپیوتر، طراحی، توسعه، نصب و پیاده‌سازی سیستم‌ها و نرم‌افزارهای اطلاعاتی مربوط می‌شود. فناوری اطلاعات به طراحی و استفاده از کامپیوتر و ارتباطات برای حل انواع مختلف مسائل مربوط می‌شود. بسیار جالب‌توجه است که کامپیوترهایی که در پنج سال پیش ‌تولید شدند، اکنون در تعداد زیادی از سازمان‌های بزرگ استفاده می‌شوند .ما پذیرفته‌ایم که تقریباً تمام‌صورت حساب‌ها و پرداخت‌های ما از ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ توسط کامپیوتر چاپ می‌شوند و خدماتی مانند Bankcard و Medicare فقط به دلیل وجود آنکه کاربردهای کامپیوتر بسیار متنوع است، از چاپ صورت‌حساب‌ها گرفته تا کنترل کوره‌های بسیار حساس، همه آن‌ها نیاز دارند که اطلاعاتشان در کامپیوتر ذخیره‌شده و برنامه‌ها توسط کامپیوتر بامهارت اداره شوند. یک مثال:یک خبرگزاری داریم در این خبرگزاری فرضی به فناوری اطلاعات رو آورده و کلیه عملیات خود را با فناوری اطلاعات انجام می‌دهد و چهار اصل ذخیره، بازیابی، پردازش و انتقال اطلاعات را انجام می‌دهد خبرنگار فرضی این خبرگزاری، خبر خود را به وسیله سخت‌افزار کامپیوتر و نرم‌افزار ویراستاری تحریر می‌کند و در قسمتی از کامپیوتر خود ذخیره می‌کند( ذخیره اطلاعات) سردبیر خبر را بازخوانی می‌کند و تصحیح می‌نماید ( بازیابی اطلاعات) ؛ و آن را روی سرور بر مبنای خروجی و فرمت خاص می‌دهد ( پردازش اطلاعات ) حال این خبر بر روی شبکه ملی پخش می‌شود( انتقال اطلاعات) پس چهار اصل اطلاعات را داراست .این چهار اصل خبرگزاری را به فناوری اطلاعات سوق داده است .بعضی از مفاهیم اصلی در استفاده از کامپیوتر عبارتند از :
– روش‌های سازمان‌دهی شده برای برنامه‌ریزی کامپیوترها جهت اداره اطلاعاتشان، سازمان‌دهی اطلاعات ذخیره‌شده در سازمان، ساختمان داده‌ها.
مفاهیم اصولی در طراحی کامپیوتر؛ معماری کامپیوتر شبکه‌های کامپیوتری؛ ارتباطات داده‌ها و شبکه‌های کامپیوتری علاوه بر مفاهیم اساسی بالا، تکنیک‌های خاصی وجود دارد که در انواع کاربردهای خاص مورد نیاز می‌باشد . در وهله اول، برای مثال، در کاربردهای تجاری، نیاز به ذخیره اطلاعات زیادی می‌باشد . یک شرکت بیمه، برای مثال نیاز دارد که جزییات همه سیاست‌های مربوط به دریافت‌کنندگان بیمه را نگه‌داشته و به سؤالات مربوطه پاسخ دهد. ثانیاً در کاربردهای علمی، مقدار اطلاعاتی که باید ذخیره شود معمولاً بسیار کم است، اما محاسباتی که روی اطلاعات باید انجام گیرد بسیار پیچیده است . بالاخره طراحی کامپیوترها برای استفاده در خانه و یا اداره و یا لوازمی مانند ماشین‌ها، اجاق‌ها، چرخ خیاطی و ماشین تحریر به مهارت‌های خاصی نیاز دارد. فناوری اطلاعات به ایجاد، جمع‌آوری، پردازش، ذخیره و تحویل اطلاعات و فرآیندها و تدابیری که همه این‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد اشاره می‌کند. ایده اصلی فناوری اطلاعات ایجاد زندگی مفیدتر و مؤثرتر می‌باشد.
مدیریت فناوری اطلاعات
به مفهوم ساده یعنی توانایی، مهارت و بهره‌مندی از افزارها و ابزارهای دیجیتالی (تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری) به منظور تولید، پردازش، نگهداری، جمع‌آوری، ذخیره، حفاظت، توزیع، انتقال و بازیابی داده‌ها و اطلاعات به شکلی مطمئن و امن جهت بهبود در وضعیت عملکرد سازمان. به عبارت دیگر مدیریت مطالعه، طراحی، توسعه، پیاده‌سازی، پشتیبانی یا مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی مبتنی بر علم رایانه، خصوصاً برنامه‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزار با رعایت امور امنیتی بر روی بستر‌های زیرساختی به همراه امور نشر و انتقال دیتا و اطلاعات را مدیریت فناوری اطلاعات می‌گویند. مدیریت فناوری اطلاعات به اطلا‌عات عمومی مدیریت و همچنین مرتبط به فناوری اطلاعات، تجربه در امور منابع انسانی، داشتن روحیه کاری مرتبط به همراه قبول مسئولیت در پست مدیریتی، درک تغییرات سریع فناوری و تأثیرات ناشی از آن بر محیط و پیرامون کسب وکار نیاز دارد.
 

مهارت‌های مرتبط با IT
یک مدیر فناوری اطلاعات به اقتضای مأموریتی که به او سپرده‌شده است، باید علاوه بر مهارت‌های عمومی مدیریتی، دارای مهارت‌های خاص مرتبط با فناوری اطلاعات نیز باشد. هفت مورد از مهم‌ترین مهارت‌هایی که یک CIO در مقام عمل نیاز فراوانی به آن‌ها خواهد داشت از این قرارند :
1- تجربه به‌کارگرفتن فناوری اطلاعات در خدمت سازمان
فناوری اطلاعات به خودی خود و به تنهایی چندان کارآمد نیست. این فناوری معمولاً هنگامی ارزش‌های اصلی خود را نشان می‌دهد که در ارتباط با کاربردهای واقعی و نیازهای عینی سازمان به‌کاررفته شود. آن‌دسته از مدیران IT که بدون توجه به خصوصیات و مقتضیات خاص هر سازمان می‌خواهند نسخه واحد و یکسانی برای پیاده‌سازی فناوری اطلاعات ارائه کنند‌، معمولاً نتیجه چندان مطلوبی نمی‌گیرند. در اغلب موارد یک مشکل اساسی این است که ابزارهای نصب شده واقعاً در خدمت اهداف سازمان عمل نمی‌کنند. در این شرایط معمولاً بهترین راه‌حل این است که CIO دنبال راهکارهای خاص فناوری اطلاعات برای همان سازمان باشد، نه این‌که بر پیاده‌سازی یک سیستم عمومی و همه‌منظوره، اصرار ورزد. سیستم‌های همه‌ منظوره بهره‌وری مورد انتظار را در مقایسه با گستره کلی فعالیت‌های سازمان ایجاد نمی‌کنند. خوشبختانه فناوری اطلاعات یک ابزار انعطاف‌پذیر و است. خیلی مهم است که از این ویژگی فناوری اطلاعات هنگام تطبیق آن با نیازهای واقعی سازمان استفاده کنیم. آشنایی با این موضوع مهم در مدیریت فناوری اطلاعات نیاز به تجربه، دانش تخصص ویژه دارد.
2- ارتباطات
ما در دوره‌ای زندگی می‌کنیم که مدیران فناوری اطلاعات اغلب در یک تلاش دائمی برای دفاع از نظریه به‌کارگیری فناوری اطلاعات برای افزایش بهره‌وری سازمان و توجیه فواید آن به سر می‌برند. در چنین شرایطی خیلی مهم است که یک CIO، خود در رابطه با یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های کاربری فناوری اطلاعات، یعنی ارتباطات موفق عمل کنند. در اینجا مقصود ما از ارتباطات، روابط انسانی خصوصاً از طریق ابزارهای الکترونیکی است. قابل‌قبول نیست که کسی مروج به‌کارگیریIT در سازمان باشد، اما خود در ارتباط‌گیری با سایر افراد (خصوصاً با استفاده از ابزارهایIT) ضعیف عمل کند. یک مدیر فناوری اطلاعات باید در زمینه استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای انجام امور ارتباطی روزانه خود از قبیل ارسال و دریافت منظم ایمیل و انجام کارهای اداری به شیوه الکترونیکی، برای دیگر اعضای سازمان الگو باشد وگرنه در جا انداختن این نظریه که الکترونیکی کردن امور نهایتاً به نفع سازمان است موفقیت اندکی به دست خواهد آورد. به زبان ساده، دیگر افراد سازمان باید به چشم خود ببینند که چگونه یک CIO با تکیه بر ابزارهایی که استفاده از آن‌ها را تبلیغ می‌کند، خود به موفقیت‌هایی دست ‌می‌یابد.
3- توانایی استخدام، پرورش و به‌ کار گرفتن نیروی متخصص درزمینةIT
یکی از چالش‌های دائمی در مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت نیروی انسانی ماهر در این حوزه است. خیلی اوقات ذهن این افراد ناگزیر است با سرعت زیاد انبوه درهمی از وقایع، وضعیت‌ها و راه‌حل‌ها را (نوعاً در ارتباط با مسائل تکنیکی فناوری اطلاعات) پردازش کند و به تصمیم‌گیری بپردازد. به همین دلیل در میان این قشر از متخصصان، افراد حساس، عصبی، پرتوقع و پرخاشگر کم نیستند. تجربه نشان داده است که تعامل موفق با این افراد فقط به صبر و شکیبایی نیاز ندارد، بلکه بهره‌مندی از سطحی از دانش علمی و فنی نیز ضروری است تا CIO توانایی بالقوه رویارویی با چالش‌های برخاسته از سوی این متخصصان را داشته باشد. یک مدیر فناوری اطلاعات با اندوخته علمی و تجربی اندک، قادر به مهار متخصصان IT شاغل در سازمان نیست. متخصصانIT اگر بخواهند، برای فرار از مسئولیت‌های خود به اندازه کافی باهوش هستند. بنابراین به محض اینکه احساس شود مدیرIT یک سازمان دانش و تسلط اندکی بر مسائل فنی دارد، انواع کارشکنی‌ها، کم کاری‌ها و حتی خرابکاری‌ها ( مانند هک و مشکلات امنیتی) سازمان را تهدید می‌کند. همین نکته هنگام استخدام و پرورش نیروی انسانی متخصص نیز اهمیت دارد. به تجربه ثابت شده که وقتی یک متخصص‌IT هنگام استخدام با یک مدیر باهوش و کاردان روبرو می‌شود، برای انجام وظایف و مسئولیت‌های خود مصمم‌تر می‌شود و بهره‌وری بهتری از خود نشان می‌دهد.
4- آگاهی از گزینه‌های فناوری
یکی از مشکلا‌ت عمومی مدیران فناوری اطلاعات در سازمان‌های مختلف عدم اشراف به گزینه‌های مختلف فناوری اطلاعات در یک زمینه خاص است. گاهی اوقات دیده می‌شود که یک مدیرIT هنگام انتخاب یک راه‌حل (Solution) و پیاده سازی آن در سازمان، دید کوته بینآن‌های نسبت به تنوع گزینه‌های پیش رو دارد. تعصب نسبت به نوع خاصی از محصولات و یا فناوری‌ها، از بدترین و مخرب‌ترین اشکال این محدودیت نگاه هستند. البته هیچ ایرادی ندارد که هرکدام از متخصصان فناوری اطلاعات به یک سری از فناوری‌ها و ابزارها علاقه و گرایش داشته باشند و اصولاً معنای گرایش تخصصی همین است. ولی یک مدیر فناوری اطلاعات که تیمی از متخصصان را اداره می‌کند باید جامع‌نگر باشد. اینکه با پیش‌داوری و بدون مطالعه و بررسی گزینه‌های پیش رو، به دلیل علا‌قه یا تعصب، هر بار خودمان را به محصولات خاصی محدود کنیم و از فناوری‌ها و ابزارهای دیگر چشم بپوشیم، ریسک استفاده از فناوری اطلاعات را بالا می‌برد. زیرا هر ابزار و سیستم خاصی، معایب و مزایای خاص خود را دارد و این‌گونه نیست که یک گروه از سیستم‌ها را بتوان برای همه مقاصد و کاربردها به‌عنوان گزینه ایده آل در نظر گرفت. معمولاً برای هر کاربردی و بسته به شرایط، یک مارس یا یک گروه از ابزارهای شناخته شده در بازار محصولات و راهکارهای IT کارایی بیشتری دارند.
5- شناخت دقیق از مسائل امنیت در فناوری اطلاعات
فراهم کردن بستری امن برای گردش اطلاعات در سازمان یکی از مهم‌ترین وظایف یک مدیر فناوری اطلاعات است. کسب موفقیت در چنین مسئولیتی مستلزم شناخت کافی و دقیق از چالش‌های بالقوه پیش روی امنیت دستگاه‌ها و شبکه سازمان و مجهز بودن به دانش و تجربه فنی و تخصصی لازم برای پیشگیری از حوادث ناخوشایند است. داشتن یکی از مهارت‌هایی که در همین زمینه ضروری است، مهارت به‌کارگرفتن نیروی متخصص در زمینه امنیت شبکه است. بدیهی است که CIO بسته به میزان گستردگی فعالیت‌های سازمان مطبوعش ناگزیر از درگیر شدن با طیف وسیعی از مشکلات و مسئولیت‌ها است و نباید توقع داشت یک مدیر فناوری اطلاعات دقیقاً در کسوت یک کارشناس امنیت شبکه ظاهر شود. اما چون موضوع امنیت اطلاعات سازمان موضوع حساسی است، نیازمند توجه ویژه است و نمی‌توان مدیریت آن را به‌طور کامل به متخصصان امنیت اطلاعات سپرد. حتی گاهی اوقات وضعیتی به وجود می‌آید که یک‌ CIO باید بتواند پیش از چاره‌اندیشی برای مقابله با یک حادثه امنیتی، ابتدا نسبت به امانت‌داری و صداقت متخصصان امنیتی شاغل در سازمان اطمینان حاصل کند. زیرا بعضی اوقات منشأ رخنه‌ها و خرابکاری‌ها همان‌جا است. بنابراین در شرایط اضطراری، میزان اشراف و آگاهی مدیر فناوری اطلاعات از مسائل تکنیکی مرتبط با امنیت شبکه و سیستم‌ها نقش تعیین کننده‌ای در مهار چالش‌های مربوطه دارد.
6- درک TCO و ROI
دو موضوع مهم دیگری که یک مدیر فناوری اطلاعات باید حتماً اطلاعات کافی درباره آن‌ها داشته باشد، یکی نحوه محاسبه هزینه تمام‌شده مالکیت ابزارهای فناوری اطلاعات یا اصطلاحاً TCO و دیگری روش تخمین زدن میزان بازگشت سرمایه‌، در زمینه فناوری اطلاعات یا ROI می‌باشد. آگاهی از روش محاسبه پارامتر اول به مدیر فناوری اطلاعات کمک می‌کند که هنگام تصمیم‌گیری درباره خرید هر محصول، راه‌حل، سیستم‌عامل و یا سخت‌افزار، ارزیابی واقع‌بینآن‌های از هزینه‌های جاری و آتی مرتبط با انتخاب خود داشته باشد. گاهی اوقات خریدن یک محصول ارزان قیمت وسوسه انگیز به نظر می‌آید. ولی بعداً هزینه‌های جاری مرتبط با آن محصول به شدت بالا می‌رود. مثلاً ممکن است هنگام خریدن یک چاپگر لیزری برای شرکت یا سازمان چنین وضعیتی رخ دهد. گاهی اوقات نیز برعکس این وضعیت اتفاق می‌افتد. یعنی تحت تأثیر نظر و رأی دیگران (و گاه اعتقادات شخصی خودمان) محصولی را می‌خریم که ظرفیت پاسخگویی آن خیلی بیشتر از نیاز واقعی ما است. در چنین شرایطی ممکن است پول زیادی برای یک کار متوسط خرج شود. درست مثل این می‌ماند که برای اپراتوری شرکت، کامپیوترهای فوق‌العاده سریع و قوی بخریم، حال آنکه آن‌ها کاری بیشتر از تایپ با آن انجام نمی‌دهد. در رابطه با عامل ROI نیز رویکرد مشابهی وجود دارد. میزان بازگشت سرمایه‌ در زمینه فناوری اطلاعات به سه مؤلفه‌ هزینه، فایده و ریسک مربوط است. یک سرمایه‌گذاری موفق هنگامی اتفاق می‌افتد که با کمترین هزینه و ریسک، بیشتر فایده از به‌کارگیری یک محصول یا راهکار مبتنی بر فناوری اطلاعات حاصل شود.
7- آشنایی کامل با کسب‌ و کار الکترونیکی
آگاهی از این واقعیت که پیاده‌سازی و به‌کارگیری فناوری اطلاعات در یک سازمان نهایتاً منجر به برپا شدن درجاتی از کسب‌وکار الکترونیکی در سازمان می‌شود، برای هر CIO یک ضرورت است. در ابتدا همه‌چیز با چند کامپیوتر ساده شروع می‌شود و سپس با مقولاتی همچون اینترنت و ایمیل ادامه پیدا می‌کند. به‌تدریج قسمت بیشتری از امور جاری سازمان با فعالیت‌های متکی بر کامپیوتر و اینترنت گره‌ می‌خورد تا آنجا که دیگر بقای کسب ‌و کار سازمان بدون بهره‌گیری از این ابزارها قابل تصور نیست. به تعبیری، این همان کسب‌وکار الکترونیکی است. گاهی اوقات مفهوم تجارت الکترونیکی (E-Commerce) که نوع خاصی از کسب‌وکار الکترونیکی (E-Business) است، با مفهوم اخیر اشتباه گرفته می‌شود. معنای عام این اصطلاح همانا الکترونیکی شدن امور جاری سازمان است. اما به‌طور خاص برای ساماندهی این شیوه از کسب‌وکار ممکن است از محصولات، نرم‌افزارها و راهکارهای ویژه‌ای نیز استفاده شود. در هرصورت خیلی مهم است که یک مدیر فناوری اطلاعات بتواند تخمین واقع بینآن‌های از نیاز‌های آتی سازمان در این زمینه داشته باشد. دقیقاً همان‌طور یک شرکت بزرگ نیازمند سپردن کار نگهداری از تأسیسات آب و برق و تهویه ساختمان به مسئولین مربوطه است، زیرساخت اطلاعاتی سازمان (اعم از شبکه‌، کابل‌ها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها) نیز بخش جدایی‌ناپذیر از نیازمندی‌های کسب‌وکار سازمان به شمار می‌روند. با این تفاوت که فناوری اطلاعات چیزی بیشتر از یک زیرساخت مدرن برای کسب‌وکار سازمان، بلکه جزئی از فرآیند روزانه آن محسوب می‌شود. همان‌طور که مدیران عادی یک سازمان برای بالا بردن دانش و مهارت خود در حوزه عمومی مدیریت، دوره‌های تخصصی ویژه‌ای را درزمی حسابداری و بازرگانی می‌گذرانند، می‌توان حدس‌ زد که لازم است مدیران مرتبط با موضوع فناوری اطلاعات، خصوصاً CIO دارای حداقلی از دانش تخصصی مرتبط با کسب‌وکار الکترونیکی باشند.
سیستم‌های مرتبط با فناوری اطلاعات
در پنجاه سال گذشته بروز تحولات گسترده در زمینه رایانه، تغییرات عمده‌ای را در عرصه‌های متفاوت حیات بشری به دنبال داشته است. انسان همواره از فناوری استفاده نموده و كارنامه حیات بشری مملو از ابداع فناوری‌های اطلاعات كه از آنان به‌عنوان فناوری‌های جدید و یا عالی، یاد می‌شود بیشترین تأثیر را در حیات بشری داشته‌اند. دنیای ارتباطات و تولید اطلاعات به‌سرعت در حال تغییر بوده و ما امروزه شاهد همگرایی آنان بیش از گذشته با یكدیگر بوده، به‌گونه‌ای كه داده‌ها و اطلاعات به‌سرعت و در زمانی غیرقابل تصور به اقصی نقاط جهان منتقل و در دسترس استفاده كنندگان قرار می‌گیرد. فناوری ‌‌اطلاعات‌ (Information Technology)، بدون شك تحولات گسترده‌ای را در تمامی عرصه‌های اجتماعی و اقتصادی بشریت به دنبال داشته و تأثیر آن بر جوامع بشری به‌گونه‌ای است كه جهان امروز به‌سرعت در حال تبدیل شدن به یك جامعه اطلاعاتی است.